Bestuursfuncties & organogram

Voorzitter

•       het uithangbord van de vereniging
•       eerste aanspreekpunt voor leden en niet-leden
•       vertegenwoordigt de club op allerhande activiteiten en in allerhande organisaties (o.a. sportraad)
•       Zaken van dagelijks bestuur (plannen van vergaderingen en agenda samenstellen voor die vergaderingen, toezicht op reglementeringen en zo nodig laten bijstellen, coördinatie van activiteiten, als tweede (na penningmeester) uitvoeren van financiële verrichtingen)
•       Leiden van de Algemene Vergadering
•       Begeleiden en ontwikkelen van nieuwe leden (‘aspiranten’) in het bestuur, zodat er een gezonde roulatie binnen het bestuur bestaat

Secretaris

•       Contacten met de overkoepelende organisatie ‘Tennis
         Vlaanderen’
•       Notuleren van vergaderingen
•       Uitwerken van de notulen
•       Opmaken en rondsturen nieuwsbrieven
•       Onderhoud van de website
•       Opvolgen van de rapportering van de officiële thuiswedstrijden naar ‘Tennis Vlaanderen’

+    Verantoordelijke voor de gegevensverwerking in de club

 

Penningmeester

•       Uitvoeren van het financiële beheer van de club (rekeningen,
         facturatie, BTW, aanvraag subsidies, Controle op en verwerking
         van de inkomsten en uitgaven)
•       Opstellen van het jaarlijks budget
•       Opmaken van de jaarlijkse en tussentijdse financiële verslagen
•       Organisatie en voorbereiding van de jaarlijkse
         Algemene Vergadering (incl. balans en resultatenrekening) en
         toelichting van deze financiële documenten tijdens de Algemene
         Vergadering
•       Doorgeven en opvolgen van sportongevallen aan de verzekering

Ledenbeheer

•       Registratie van de nieuwe leden
•       Opvolging van de jaarlijkse betalingen van de leden
•       Verstrekken van de nodige info aan de nieuwe leden + bijhouden
        van reservelijst indien max aantal leden bereikt werd
•       Alle contacten i.v.m. leden met de overkoepelende organisatie
        ‘Tennis Vlaanderen’
•       Public relations: aanleveren van stukjes voor publicatie op de
        website, invoeren van polls op de website, plaatsen van foto’s op
        de website

Chalet

•       Uitvoeren van allerhande activiteiten voor het beheer van de
        eigen cafetaria
•       bestellingen en opvolgen van bestellingen bij de leveranciers
•       Uitvoeren van aankopen
•       Opmaken en onderhouden van de jaarlijkse kalender voor de
        tappersdiensten en onderhoudsbeurten en inspringen indien
        nodig
•       Opzetten en animeren van een ploeg vrijwilligers om mee te
         werken aan allerhande activiteiten
•       Opzetten van randactiviteiten bij specifieke gelegenheden 
         (open tornooi, clubkampioenschap, openingsreceptie,
         afsluitingsavond,…)

Sport en jeugd

•       Organisatie van de officiële wedstrijden van de club (interclub,
         open tornooi,..) in de schoot van de overkoepelende organisatie
         ‘Tennis Vlaanderen’ of de vriendenclubs (‘Zuiderkempen’)
•       Bijwonen competitievergaderingen binnen ‘Tennis Vlaanderen’
•       Organisatie van interne clubtornooien (clubkampioenschap,
         goodwill) incl. opstellen van de competitieschema’s
•       Organisatie van specifieke items voor de jeugd (kidsday,
         jeugd-ontmoet-jeugd)
•       Contacten met en toezicht op de tennisschool
•       Werven van nieuwe trainers en scheidrechters

Infrastructuur

•       Alle taken i.v.m. onderhoud van de terreinen
•       contacten met leveranciers
•       Maken van afspraken en opvolgen van de werkzaamheden
        (o.a. jaarlijkse opmaking van de terreinen)
•       Aansturen van de PWA-ers i.v.m. de wekelijks uit te voeren
        werkzaamheden
•       Onderhouden van het materiaal binnen de club

Sponsoring

•       Contacten met alle huidige en potentiële sponsors
•       Afsluiten van de sponsorcontracten

Groenzorg

•       Toezicht op alle onderhoud i.v.m. groene ruimte in en om de club
•       Zorgen voor het regelmatig onderhoud (snoeien) van bomen en
        groene vlaktes
•       Zorgen voor nieuwe aanplantingen

Veiligheid

•       regelmatig nazicht van alle infrastructuur-elementen (speeltuin,
         losse elementen op de terreinen) en doorgeven van eventuele
        verbeteringen aan het bestuur
•       Deelname aan vergaderingen i.v.m. nieuwe uitbreidingen en
         adviseren van het bestuur inzake te nemen maatregelen
•       Regelmatig opvolgen van oneigenlijk gebruik van de terreinen
         (leden zijn verzekerd, niet-leden niet) en ingrijpen indien nodig